KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi gereği, kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi anlatır. Metni okumanız yalnızca bilgilenmeniz içindir, verilerinizin işlenmesine rıza verdiğiniz anlamına gelmez. Rızanıza dayanan iki işlem için formda ayrı ve isteğe bağlı kutucuklar bulunur (bkz. 3. bölüm).

1. Veri sorumlusu

YTÜ Kimya Teknolojileri Kulübü (KİMTEK)
Davutpaşa Kampüsü, Kulüpler Vadisi, Esenler / İstanbul
ytukimtek@gmail.com

Bu metindeki veri işleme faaliyetleri ve bunlarla ilgili başvurularınız için muhatabınız KİMTEK'tir.

2. Hangi verileri, neden ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?

Verilerinizi, doldurduğunuz web formları ve bize gönderdiğiniz e-postalar üzerinden, elektronik ortamda ve otomatik yollarla topluyoruz. Daha önce Google Forms üzerindeki üye başvuru formumuzu doldurduysanız o bilgiler de aşağıdaki üyelik amaçlarıyla saklanır.

Öğrenci üyelik başvurusu

Veriler: Ad soyad, e-posta, telefon, okul, bölüm, sınıf, katılmak istediğiniz komiteler, doğum tarihi (isteğe bağlı)
Amaç: Başvurunuzu almak, size karşılama e-postasını ve üyelik adımlarını göndermek, başvurunuz için sizinle iletişime geçmek, sizi seçtiğiniz komitelerle buluşturmak, üyelik kaydını tutmak
Hukuki sebep: Üyelik ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi için gerekli olması (KVKK m.5/2-c), üyelik kayıtlarını düzenli tutmadaki meşru menfaatimiz (m.5/2-f)

Üyelik ücreti dekontu

Veriler: Ad soyad ve e-posta ile gönderdiğiniz dekontta yer alan ödeme bilgileri
Amaç: Ödemenin yapıldığını doğrulamak ve üyeliğinizi onaylamak
Hukuki sebep: Üyelik ilişkisinin yürütülmesi için gerekli olması (m.5/2-c), ödemeye ilişkin hakların korunması (m.5/2-e)

Üniversiteye üye listesi bildirimi

Veriler: Üyelerin ad soyad, okul, bölüm, sınıf ve iletişim bilgileri
Amaç: Kulüp faaliyetlerinin üniversitenin öğrenci kulüplerine ilişkin kurallarına uygun yürütülmesi
Hukuki sebep: Kulübün faaliyetlerini sürdürmesindeki meşru menfaatimiz (m.5/2-f)

Kurum iş birliği formu

Veriler: Ad soyad, kurum, görev, e-posta, telefon (isteğe bağlı), görüşmek istediğiniz konular, mesajınız
Amaç: Talebinizi almak, özetini size e-postayla iletmek, iş birliğini görüşmek, talep kaydını tutmak
Hukuki sebep: Görüşmek istediğiniz iş birliğinin kurulması ile doğrudan ilgili olması (m.5/2-c), talepleri yanıtlama ve kayıt tutmadaki meşru menfaatimiz (m.5/2-f)

Görüşme planlama (Cal.com)

Veriler: Cal.com sayfasında yazdığınız ad, e-posta ve varsa notunuz, seçtiğiniz görüşme saati
Amaç: Talep ettiğiniz görüşmeyi planlamak ve gerçekleştirmek
Hukuki sebep: Görüşmek istediğiniz iş birliğinin kurulması ile doğrudan ilgili olması (m.5/2-c), talepleri yanıtlamadaki meşru menfaatimiz (m.5/2-f)

Siteyi ziyaret etmeniz

Veriler: IP adresi, tarayıcı bilgisi, ziyaret zamanı (barındırma sunucusunun teknik kayıtları)
Amaç: Sitenin güvenliğini sağlamak, teknik sorunları bulmak
Hukuki sebep: Sitenin güvenli çalışmasındaki meşru menfaatimiz (m.5/2-f)

Sitemizde çerez veya ziyaretçi takip aracı kullanmıyoruz. Sağlık, din veya siyasi görüş gibi özel nitelikli kişisel veri istemiyoruz, lütfen mesaj alanına bu tür bilgiler yazmayın.

3. Verilerinizi kimlere aktarıyoruz?

Yukarıdaki amaçlar için yalnızca şu alıcı gruplarıyla paylaşıyoruz:

Yıldız Teknik Üniversitesi (Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı): üye listesi bildirimi
Google (Gmail, E-Tablolar, Forms, Apps Script): e-posta göndermek, form yanıtlarını ve kayıtları tutmak
Cal.com (randevu hizmeti): görüşme planlamak
Atak Domain (barındırma hizmeti): sitenin yayında kalması ve sunucu kayıtları
Yetkili kurum ve kuruluşlar: yalnızca kanunen zorunlu olduğunda

Yurt dışına aktarım: Google, Cal.com ve WhatsApp yurt dışında bulunan ya da verileri yurt dışındaki sunucularda işleyebilen hizmetlerdir. Bu hizmetleri kullandığımız için verileriniz yurt dışında işlenebilir.

İsteğe bağlı izinler (açık rıza, KVKK m.5/1): Aşağıdaki iki işlemi yalnızca formdaki ilgili kutucuğu işaretlediyseniz yaparız. İşaretlememeniz üyeliğinizi etkilemez. Rızanızı dilediğiniz zaman ytukimtek@gmail.com adresine yazarak geri alabilirsiniz.

Duyurular: Etkinlik duyurularını e-postanıza göndeririz ve telefon numaranızı KİMTEK WhatsApp duyuru grubuna ekleriz. Numaranız grubun diğer üyelerine görünebilir.
Bilim ortağı kurumlar: Adınızı, okul, bölüm ve sınıf bilginizi, iletişim bilgilerinizi ve bize ilettiğiniz CV'nizi, staj ve kariyer fırsatları için iş birliği yaptığımız kurumlarla paylaşırız.

Sitedeki Instagram, LinkedIn, X, YouTube, WhatsApp ve Cal.com bağlantıları sizi başka sitelere götürür. O sitelerde kendi gizlilik kuralları geçerlidir.

4. Ne kadar süre saklıyoruz?

Üyeliğe dönüşmeyen başvurular: başvuru tarihinden itibaren en geç 1 yıl
Üye kayıtları ve dekontlar: üyelik sona erdikten sonra en geç 2 yıl
Kurum talepleri ve görüşme kayıtları: son görüşmeden sonra en geç 2 yıl
İsteğe bağlı izinler: rızanızı geri alana ya da üyeliğiniz sona erene kadar
Sunucu kayıtları: barındırma hizmetinin teknik saklama süresi boyunca

Süre dolduğunda ya da işleme sebebi ortadan kalktığında verileri siler veya yok ederiz (KVKK m.7).

5. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca bize başvurarak şunları yapabilirsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek, işlendiyse bilgi istemek
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini istemek
KVKK m.7 şartlarıyla silinmesini veya yok edilmesini istemek
Düzeltme ve silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek
Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etmek
Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini talep etmek

6. Nasıl başvurabilirsiniz?

Talebinizi yazılı olarak yukarıdaki adrese iletebilir ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden ytukimtek@gmail.com adresine gönderebilirsiniz.

Başvurunuzda ad soyad, T.C. kimlik numarası (yabancı uyruklularda uyruk ve pasaport veya kimlik numarası), tebligat adresi, varsa e-posta ve telefon ile talebiniz yer almalıdır.

Talebinizi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. İşlem kural olarak ücretsizdir, ayrıca bir maliyet gerektirirse yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarife uygulanabilir. Yanıtımızı yetersiz bulursanız Kurul'a şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).

7. Sitedeki fotoğraflar

Sitemizde yayımlanan toplu etkinlik fotoğraflarında yer almanız ve fotoğrafınızın kaldırılmasını talep etmeniz halinde, talebinizi ytukimtek@gmail.com e-posta adresine iletebilirsiniz. Bu kapsamdaki başvurularınız en geç 30 gün içinde incelenerek sonuçlandırılır ve ilgili görsel yayından kaldırılır.

8. Değişiklikler

Veri işleme faaliyetlerimizde veya ilgili yasalarda meydana gelecek değişiklikler çerçevesinde işbu metin güncellenebilir. Yeni bir veri işleme faaliyeti veya amacı söz konusu olduğunda, bu faaliyet başlamadan önce güncel metin üzerinden gerekli bilgilendirmeler tarafınıza yapılacaktır.